Софт

электронный планировщик дел

Рейтинг: 4.7/5.0 (1457 проголосовавших)

Категория: Windows

Описание

Лучшие деловые программы для Windows Phone

Деловые программы на Windows Phone, которые я использую для ведения дел

А вы знаете, что богатые люди, в отличии от бедных, больше планируют свои действия, ставят цели и задачи.

Хочешь быть богатым и всё успевать — присмотрись к программам, описанным ниже.

Составление списков дел: богатые — 81%, бедные — 9% Проводят в сети чуть более 5 часов в месяц: богатые — 79%, бедные — 16% Записывают свои цели: богатые — 67%, бедные — 17% Концентрируются на достижении конкретных целей: богатые — 80%, бедные — 12%

Я пока ещё не миллионер, но всё же, по роду своей деятельности, и я ставлю перед собой задачи, планирую пути для достижения целей, намечаю тактику работы и ведения переговоров с клиентами и поставщиками. Поэтому, для ведения дел, всегда при мне маленькая, рыжая записная книжка. Но технологии не стоят на месте, поэтому у меня на вооружении есть ещё и смартфоны. ноутбуки и айпад.

Современные гаджеты для бизнесмена – это очень удобно, мобильно, всегда под рукой все документы, сводки, контакты…. Короче, по старинке с одним карандашиком вести дела в современном мире, ну, просто не реально. Какому именно гаджету я больше расположен? По-разному, в зависимости от ситуации — ведь у каждого вида техники есть свои плюсы и минусы, но сегодня я хочу поговорить о том, как я веду свои дела на своей Люмии.

Год назад, когда я купил Nokia Lumia 920 — сильно разочаровался. Разочаровался и в Nokia, а больше в Windows Phone 8. Сам посуди: батареи, в режиме 3G с трудом хватало до вечера, приложений было очень мало, а те, что и были – просто фуфло. По истечению года моего знакомства с Люмией, моё отношение к ней здорово изменилось. Во первых, сначала операционная система обновилась до Amber. а с ней пришли интересные фишки от Nokia: выход из спящего режима по двойному тапу, появился спам- фильтр, плавающие часы в режиме ожидания, улучшения качества съёмки, улучшилось энергосбережение …, а на днях обновил смартфон ещё и до версии Black, которая, в свою очередь, внесла: папки на рабочий стол, закрытие программ крестиком и ещё многое другое. Сразу видать — разработчики работают и работают в правильном направлении.

И самое главное — стали появляться толковые программы, о которых я хочу сейчас написать

Календари на Windows Phone

Календарь для ведения дел – «штука» очень нужная. Штатный календарь неплох – синхронизирует календарь и Google и Outlook, да и живой виджет на экран есть, но по мне, он не удобный по восприятию. Предлагаю вашему внимаю два календаря: Office 365 Calendar и Chronos Calendar. Оба умеют синхронизироваться с календарями от Google и Outlook, оба платные. но они того стоят.

Office 365 Calendar

Office 365 Calendar более схож с штатным календарём, но воспринимается на вид более наглядно и восприимчиво.

Особенности Office 365 Calendar:

  • четыре различные виды календаря
  • удобно-читаемый вид месяца
  • общий календарь
  • участников
  • drag & drop (перемещение пальцем)
  • долгосрочный период синхронизации
  • живая плитка
  • Google sync, Outlook sync (в приложении )

Из минусов – нет русского

Chronos Calendar – лучший календарь для Windows Phone

Chronos Calendar – более существенно отличается от стандартного приложения, более информативен и удобен. Радует наличие русского языка. Пожалуй, на сегодняшний день это лучший календарь, как по функционалу, так и по виду.

Chronos Calendar – это:

  • Двухсторонняя синхронизация с: google.com/outlook.com/hotmail.com & live.com
  • Разнообразие вида живой плитки
  • Удобство восприятия
  • Встроены праздники и именины
  • Напоминания о событиях
Органайзеры на Windows Phone

Календари хороши тем, что все события визуально разложены по датам, словно по полочкам, достаточно просто кликнуть дату. Кроме того, календари синхронизируются на множествах устройствах и системах, умеют напоминать о событиях через SMS, по E-mail или звонком самого приложения. Удобно! Но всё же, многим больше нравятся не календари, а органайзеры и ежедневники.

Top Task List – лучший планировщик задач на Windows Phone

Top Task List — это прекрасное приложение для ведения любых дел. В платной версии есть синхронизация с SkyDrive. Интуитивно всё понятно, нет лишних нагромождений, при этом функционал на высоте:

  • Создание папок и задач
  • Использование приоритетов с применением разных цветов
  • Любую задачу или папку можно преобразовать в плитку
  • Редактирование нескольких задач одновременно
  • Авто-удаление
  • Встряхиванием телефона можно переместить выполненные задачи в конец списка
  • Быстрый переход между задачами
  • Телефоны, адреса сайтов и эл. почты превращаются в ссылки для вызова нужной программы
  • Напоминания о сроках задач

Впечатление об этом органайзере весьма приятное, пожалуй, по мне, так лучше, чем аналоги на Android.

Кроме того, можно опробовать такой планировщик задач, как Taskete

  • Быстрое добавление новой задачи. Никаких приоритетов, никаких цветных выделений, просто ставьте задачи!
  • Звуковые напоминания
  • Меню Action для задач позволяет Вам переносить задачи на один час или день
  • Продвинутые настройки для повторения задач
  • Добавьте действие контакта, чтобы сделать звонок, создать SMS или электронную почту
  • Дополнительная языковая поддержка на норвежском и русском языке
  • Поддержка живых плиток, для отображения выполняемых задач
  • Создайте плитку, чтобы быстро добавлять задачи с рабочего стола
  • Просматривайте все задачи во встроенном календаре, чтобы понимать расписание Вашего дня
  • Уведомления о пропущенных задачах
  • Цветовая тема приложения использует тему Вашего телефона.
Заметки В этом сегменте для меня явный лидер – это «Заметки +»

Есть версия платная — это «Заметки +» (есть Демо-версия) и бесплатная — «Заметки». Я долго не парился и приобрёл сразу платную. Этим приложением я пользуюсь везде и каждый день. Можно использовать и просто для беглой записи, так и для планирования дел, так как там тоже есть и напоминалка и куча наворотов:

  • создание, редактирование заметок
  • возможность установить уведомление на созданную заметку
  • функция отправки заметок по SMS и email
  • возможность прикрепления к заметке фото или картинки
  • вынос живых плиток на рабочий стол
  • поддержка жестов в управлении
  • возможность настроить каждый жест в отдельности (включить, отключить)
  • выбор тем оформления
  • создание аудиозаписей
  • вход по паролю (имеет возможность настройки)
  • возможность прикрепления к заметке номера телефона с функцией прямого вызова абонента
  • поддержка горизонтального режима (имеет возможность настройки)
  • предупреждение перед удалением заметок (имеет возможность настройки)
  • возможность прямого редактирования заметки с вынесенного тайла

Кроме того, со слов разработчиков вскоре грядут новые возможности программы:

  • резервное копирование данных в SkyDrive
  • маркированный и нумерованный список
  • выделение актуальных блоков текста
  • увеличение объёма вводимого текста
  • голосовой набор текста
  • оптимизация интерфейса для горизонтального режима работы
  • поддержка FullHD – разрешений
OneNote – эта записная книжка уже встроена в смартфон изначально, поэтому заостряться на ней не буду, только скажу одно – ей я тоже иногда пользуюсь. Сканирование документов на Windows Phone Мне часто приходится делать сканы страниц, чертежей, договоров – лучше всего с этим справляется знаменитый CamScanner.

Жалко, что нет русского языка, но со своей задачей программа справляется на 5+. CamScanner — это:

  • Автоматическое обнаружение и краёв отсканированных изображений
  • Улучшение качества документов (5 режимов)
  • Преобразование в PDF
  • Управление Документами
  • Удобный поиск
  • Можно Добавить/Изменить название, теги и заметки для документов
  • Копирование, перемещение документов
  • Синхронизация документов
  • Можно загружать и управлять документами в camscanner.net
  • Доступ к документам с разных устройств
  • Можно отправить документ в SkyDrive
  • Можно отправить ссылку на файл по электронной почте
  • Отправка изображений в формате JPEG по электронной почте
  • Можно сохранить документ изображения на телефон в отдел «Фото»
Офис на Windows Phone

Хорошо, что офис включен в смартфон, как говорится «из коробки». Он конечно не без изъянов, но, пожалуй, лучший из мобильных офисов, и это логично. И всё бы нормально, но он не распознаёт форматы: odt и ods, которые частенько встречаются у «меня на пути». Единственным стоящим приложением для этих целей служит Office+

Office+ для открытия odt и ods на Windows Phone

Office+ умеет открывать форматы: CSV, ODT, ODS и ODP файлов (Open Office). Конечно не густо, но спасибо и на этом.

Сбербанк Онлайн для Windows Phone

Приложение простое, полнофункциональное а отличии от версии на Android, очень удобное и для таких мелких операций, как к примеру, пополнить счет телефона (удобнее совершать на нём, чем на компьютере). В отличии от настольной версии Сбербанк Онлайн, вам не придётся каждый раз вводить логин и пароль сбербанка — это делается только в первый раз, при регистрации телефона, потом вход в программу происходит по пятизначному коду. Особенности программы «Сбербанк» :

  • быстрый и удобный вход по 5-значному коду
  • оплата мобильного телефона без комиссии
  • оплата услуг более 1500 поставщиков, включая оплату ЖКХ
  • открытие вкладов с повышенной процентной ставкой
  • переводы между своими счетами, вкладами и картами
  • переводы на карты клиентов Сбербанка по номеру мобильного телефона и номеру карты
  • поиск ближайших банкоматов и отделений банка на карте

Если хочешь, чтобы какую-либо карту не было видно в приложении, то это можно легко устроить в онлайн версии.

Лучшие стикеры для Windows Phone

А ещё я большой любитель стикеров – цветных бумажек с заметками и напоминаниями. Стикеры всегда перед глазами, они наглядны, они удобны – сплошные плюсы.

В качестве такой программы я использую Ноутбук Pro

  • делать заметки
  • замена цвета бумаги
  • поиск
  • делиться запиской по SMS, E-Mail или социальной сети
  • менять обои

Важные стикеры я располагаю на начальном экране, на самом видном месте.

Вот такие программы я использую я использую для ведения дел на своей Люмии Нокиа 920.

Если раньше можно было сказать то, что смартфон на Windows Phone – это только красивые плитки, звонилка и минимум толку, то сейчас он вполне пригоден для ведения работы и дел. Улучшения на лицо – спасибо разработчикам и Nokia и Microsoft. Улучшился: как и функционал смартфона, так и качество самих программ. А самое главное: обновления довольно-таки частые, и глобальные.

Получайте самые свежие материалы блога на свой e-mail адрес:
  • Электронный Планировщик Дел:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи, обзоры программ, новости

    Электронный планировщик дел

    6. Выбор инструмента для планирования времени

    Для того чтобы отслеживать все те отдельные задачи, которые вы собираетесь выполнить в пределах каждой из зон деятельности, вам нужен подходящий инструмент для планирования и управления временем. Существует множество альтернатив: блокноты, органайзеры, тайм-менеджеры, календари, электронные планировщики и записные книжки. Как выбрать то, что подойдет именно вам?

    Если в прошлом вы пытались пользоваться одним из таких инструментов для планирования времени, но отказались от него потому, что он не помогал вам, возможно, вы совершили одну из этих трех распространенных ошибок:

    1. Вы не подобрали такой инструмент планирования времени, который был бы удобен и подходил лично вам.

    2. Вы не потратили достаточно времени на изучение его особенностей и специфических функций и на то, чтобы научиться пользоваться ими.

    3. Вы не сделали этот инструмент единственным местом регистрации своих планов, дел и встреч, чтобы полагаться только на него и доверять ему.

    Хороший планировщик становится продолжением вас самих, поэтому вы должны выбрать его правильно. Чтобы выбрать инструмент планирования времени, прежде всего задумайтесь о том, какие его особенности и качества вам бы понравились, посмотрите, что предлагает вам рынок, а затем приобретите что-нибудь из того, что вам понравилось, и попробуйте воспользоваться функциями этого инструмента, чтобы адаптировать его для своих целей.

    Независимо от того, какой именно инструмент планирования времени вы выберете, очень важно, чтобы вы следовали правилу исключительности выбора: этот инструмент должен стать единственным и постоянным местом, где вы регистрируете все ваши дела, задачи и встречи. У вас одна жизнь — и у вас должен быть один планировщик времени. Когда у вас один планировщик в компьютере, другой — в сумке, а на холодильнике — календарь с заметками и напоминаниями, процесс планирования времени становится громоздким и сбивает вас с толку. Когда вы переносите информацию из одного места в другое, время от времени важные данные неизбежно теряются. Вы должны полагаться на один планировщик и хранить в нем информацию обо всех своих планах, делах и встречах. Поскольку идеального и совершенного инструмента для планирования времени не существует, вы должны выбрать такой планировщик, который подходит вам больше всего.

    Есть четыре основных вида планировщиков:

    • Настольные и настенные календари.

    • Специализированные планировщики в форме записной книжки (или на основе взаимозаменяемых бумажных бланков): блокноты, органайзеры, тайм-менеджеры.

    • Компьютерные программы для планирования времени.

    • Портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.

    Чтобы выяснить, которым из них вам стоит воспользоваться, начнем с оценки ваших индивидуальных склонностей и предпочтений.

    Люди, относящиеся к зрительно-осязательному типу, считают наиболее удобными бумажные планировщики. Вот некоторые признаки того, что вы относитесь к зрительно-осязательному типу людей:

    • Вам легче всего думать, когда под рукой есть перо и бумага, записывая свои основные мысли.

    • Вы легче запоминаете, если излагаете информацию в письменном виде.

    • Вам нравится перелистывать страницы записной книжки или блокнота взад-вперед, чтобы увидеть или восстановить последовательность развития событий во времени.

    • У вас есть привычка помнить, в каком именно месте страницы вы записали нужные данные. («Я записывал номер ее телефона справа внизу, на уголке страницы».)

    • Вы составляете списки дел в соответствии со своими ассоциациями или группируя их по темам (что надо купить, кому необходимо написать, куда позвонить), а не в соответствии с их очередностью, приоритетом и хронологическим порядком.

    • Вы храните свои старые записные книжки и любите просматривать их много лет спустя.

    • В целом вы считаете компьютерные технологии планирования времени неуклюжими, громоздкими и требующими слишком много времени.

    Напротив, если вы относитесь к линейно-цифровому типу людей, вам, скорее всего, понравится электронный планировщик времени. Вот некоторые признаки вашей принадлежности к линейно-цифровому, а не к зрительно-осязательному типу людей:

    • Вам легче думать, набирая текст на клавиатуре компьютера или на пишущей машинке.

    • Вы, скорее всего, будете искать нужное слово по имени, по первой букве или по цифре, чем пытаться вспомнить, где вы записали информацию, которую ищите.

    • Вам достаточно посмотреть на лист или на экран, отображающий день или неделю, чтобы увидеть перспективу и представить себе события в хронологической последовательности.

    • Вы чаще всего запоминаете запланированные задачи по дате, дням недели, времени суток. («Концерт состоится во вторник, через два дня после дня рождения моего мужа, в воскресенье, двадцать шестого числа».)

    • Вы думаете и группируете предметы в соответствии с их очередностью, приоритетом и хронологическим порядком, а не в соответствии с ассоциациями или с определенными общими тематическими свойствами.

    • У вас нет необходимости оглядываться на то, что вы сделали за прошедшие несколько дней, чтобы планировать, что делать сегодня или в течение предстоящей недели; вы держите в уме те дела, которые нужно перенести на следующий день.

    • Вы не чувствуете никаких неудобств при обращении с компьютерами или электроникой.

    Варианты выбора для людей зрительно-осязательного типа.

    Если вы относитесь к зрительно-осязательному типу людей, у вас есть два основных варианта выбора: настольные и настенные календари или планировщики на бумажной основе. Какой из них вы выберете, зависит от того, насколько велик тот объем информации, с которым вы работаете, и насколько мобильными должны быть вы сами.

    НАСТОЛЬНЫЕ и НАСТЕННЫЕ КАЛЕНДАРИ. Такие календари, содержащие сетку времени, разбитую по месяцам, неделям и дням недели, достаточно удобны. Есть два обстоятельства, при которых настольный или настенный календарь может использоваться в качестве важного компонента вашей системы планирования и управления временем.

    1. Если вы постоянно работаете в одном и том же месте (помещении) и ваше расписание достаточно просто организовано, для успешного планирования вы можете пользоваться автономным календарем. Я знакома с одним предпринимателем, ведущим свой небольшой бизнес, который отмечал все свои планы в настольном календаре. Каждое утро он сверялся с календарем и выписывал список дел на текущий день на лист бумаги или на карточку, включая все запланированные встречи и задачи. Затем он просто клал этот список в карман и приступал к работе. Поскольку его жизнь была относительно несложной, эта система планирования была достаточна для удовлетворения его потребностей.

    2. Вы можете использовать ваш настенный календарь в качестве средства коммуникации. Это прекрасно работает в семьях, где каждый член должен иметь возможность отслеживать планы других. Назначьте одного из членов семьи «хранителем календаря», и он будет вести его, уточняя и согласовывая с остальными их домашние обязанности и планы на будущее в конце каждого дня.

    Настенные календари как системы для тайм-менеджмента имеют, однако, два серьезных недостатка. Во-первых, они не подходят для составления и записи списка текущих дел. Текущие задачи взаимосвязаны с вашим календарем, поскольку, планируя каждую задачу, которую вы хотите выполнить, вы должны спросить себя, когда приступить к ней. Во-вторых, вам будет не совсем удобно носить ваш настенный календарь с собой. Следовательно, вы по-прежнему будете нуждаться в планировщике, и у вас возникнут трудности, если вы будете записывать свои планы и задачи и в настольном (настенном) календаре, и в планировщике. Выберите что-нибудь одно; в большинстве случаев это будет ваш планировщик, поскольку он более удобен и эффективен.

    ПЛАНИРОВЩИКИ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ (НА ОСНОВЕ ВЗАИМОЗАМЕНЯЕМЫХ БУМАЖНЫХ БЛАНКОВ): At-A-Glance, Day-Runner, Day-Timer, Time Design, Time Manager, FranklinCoveyPlanner, Filofax [3]. Эти ставшие уже классическими инструменты успешно помогают очень многим людям даже в наш век высоких технологий. Вам не придется тратить много времени, чтобы научиться работать с ними, и занесение информации в них является естественным процессом. Вам не нужна электрическая сеть или батарейки. Более того, если вы хотите составить список дел или запланировать встречу, вам не нужно ждать, пока ваш инструмент включится и загрузится: вы просто делаете короткую запись в своем планировщике. И еще вы можете легко настраивать свою систему планирования, используя только те виды страниц и бланков, которые вам нужны, удалив из органайзера все остальное.

    Недостатком здесь является то, что, если вы потеряли такой планировщик, это причинит вам много неприятностей и хлопот. Здесь нет простых способов дублирования информации на экстренный случай ее потери. Кроме того, если кто-то другой нуждается в доступе к вашему графику работ или к информации, вам сложнее поделиться ею с таким человеком.

    Самый большой недостаток таких планировщиков состоит в том, что, если у вас очень много информации для занесения в него, он становится слишком объемным и тяжелым. Для людей, которые много путешествуют, это может стать поводом для беспокойства. Наилучшей альтернативой будет приобретение компактных и хорошо структурированных моделей таких планировщиков.

    Варианты планировщиков для людей линейно-цифрового типа.

    Если вы относитесь к линейно-цифровому типу людей, у вас есть два основных варианта выбора: компьютерные программы для планирования времени и портативные электронные устройства: электронные планировщики, органайзеры и записные книжки.

    Если вы решили использовать для планирования и управления временем свой компьютер, вам нужно выбрать программное обеспечение, содержащее в себе такие возможности, которые более известны как «личный информационный менеджер» (personal information manager, PIM) или «программы управления контактами» (contact manager). Обе группы этих приложений имеют встроенные календари, формируют списки задач и адресов, но PIM изначально предназначен для планирования личного времени — ваших дел или задач, в то время как программа управления контактами строится как база данных, помогающая вам сконцентрироваться на всем том, что вы должны сделать для ваших клиентов. Такие программы особенно хорошо подходят для людей, занимающихся продажей товаров и услуг. Чтобы не вдаваться в подробности, в этой главе мы будем говорить только о PIM, поскольку такое программное обеспечение получило более широкое распространение.

    Если вам нужно что-то более компактное, одним из самых лучших вариантов будет электронное устройство, которое обычно называют личным электронным секретарем (personal digital assistant, PDA). Существует множество разновидностей PIM и PDA, и они совместимы друг с другом. В ваш PDA обычно включаются программы, совместимые с программным обеспечением вашего компьютера. Эта комбинация технически не нарушает принцип «одна жизнь — один инструмент для планирования», поскольку они работают в тандеме: вы подключаете свой PDA к своему компьютеру, на котором установлено программное обеспечение типа PIM, даете команду синхронизации, и тотчас же ваш календарь, сформированный вами с помощью программного обеспечения на компьютере, и встроенный календарь PDA обновляют и дополняют информацию друг друга, извещая вас, если при синхронизации в календаре возникают конфликтующие друг с другом задачи.

    ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ КОМПЬЮТЕРОВ (Act, Microsoft Outlook, Day-Runner, Day-Timer, Lotus Organizer). Существует много компьютерных программ, включающих календарь, возможности планирования и составления списков текущих задач, управление контактами и коммуникациями и формы для хранения и систематизации заметок и информации.

    Если вы проводите весь день в своем рабочем кабинете, вы сможете извлечь большую выгоду, пользуясь такими программами. Кроме того, в обстановке большого офиса с собственной локальной сетью, где множеству людей необходим доступ к информации о ваших рабочих планах и о вашем графике работ, возможность доступа к рабочим календарям сотрудников — чрезвычайно эффективное средство для управления. Если вы отсутствуете, ваш секретарь может дополнить ваше расписание. Ваши сотрудники и коллеги могут увидеть, когда вы заняты. Согласовать время встречи или совещания намного проще, когда по сети можно получить информацию о графике работы каждого участника. Вы можете ввести имена тех людей, которых хотите пригласить на встречу, и программа проверит календари всех потенциальных участников, выявит все конфликты с их планами, поможет вам выбрать более удачное время, если это необходимо, и разошлет ваши приглашения на встречу по электронной почте.

    Многими программами планирования времени можно пользоваться в режиме свободного доступа в сети Интернет. Вы можете получить доступ к вашим данным с помощью пароля и оперативно вносить изменения в ваше расписание в режиме on-line. Вы можете также предоставить возможность доступа к вашему расписанию другим людям. Другое преимущество таких служб планирования времени в сети Интернет состоит в том, что многие из них могут производить в сети поиск информации о предстоящих событиях, входящих в круг ваших интересов — о концертах, фильмах, телепередачах, спортивных событиях, — и встраивать эти события в ваше расписание. Большинство таких Интернет-календарей совместимы со всеми основными программами для компьютеров и PDA, поэтому вы можете синхронизировать полученную информацию.

    Хотя вы и способны использовать специальное программное обеспечение, установленное на вашем персональном компьютере в качестве единственного инструмента для планирования и управления временем, периодически вам придется распечатывать информацию о ваших планах и контактах и носить ее с собой. Когда вы работаете за пределами офиса, вам придется записывать информацию о новых задачах или контактах на бумаге и вводить ее в компьютер по возвращении на рабочее место. Этот метод может оказаться очень неудобным, поэтому я не советую вам его использовать. Однако, если вы достаточно дисциплинированы, чтобы вводить эту информацию каждый раз, как только вы снова оказываетесь у компьютера, или у вас есть секретарь, который может сделать это за вас, этот метод может оказаться для вас подходящим.

    Вы можете также использовать одну из таких программ, установив ее на своем мобильном компьютере (ноутбуке), если вы всегда носите его с собой. Но иногда бывает неудобно включать компьютер, ждать его загрузки и искать нужную папку с файлами или раздел программы только для того, чтобы уточнить время и место встречи или ввести еще одно дело в список задач. И до тех пор, пока ваша искушенная высокими технологиями «вторая половина» и все ваши дети не связаны локальной сетью и не подключены к Интернету, это средство не подходит для планирования семейного времени. Кроме того, вы должны заботиться о сохранности информации, часто делая ее резервные копии, чтобы исключить потерю данных в результате сбоев в компьютере.

    ПОРТАТИВНЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЛАНИРОВЩИКИ (PALM, SHARP, CASIO). ЭТИ устройства легкие, компактные и способны хранить большой объем информации. В их число входят и очень простые и недорогие электронные органайзеры, и более дорогостоящие личные электронные секретари (personal digital assistant, PDA), и весьма дорогие портативные персональные компьютеры (например, Psion), которые ничем не уступают персональным компьютерам и ноутбукам. Если акронимы, сокращения и аббревиатуры не смущают вас и еще вам не надоели, скажу, что эти мини-компьютеры также известны как палм-топы (palm-top, palm-size PC, PPC). Базовые модели PDA содержат календарь, списки текущих задач, телефонные и адресные книги и обладают функциями для записи заметок и графической информации. Самые совершенные модели «палм-топов» могут выполнять практически все те функции, что и персональные компьютеры, но в меньшем объеме.

    Основные преимущества таких устройств — небольшие размеры, малый вес и способность хранить большой объем информации. Кроме того, они экономят время, которое вы тратите на ввод информации: большинство электронных органайзеров и PDA позволяют вам, однажды введя в календарь данные, просматривать их в разных форматах и масштабах времени — в масштабе одного дня, недели и месяца — одним нажатием кнопки. Вы легко можете запрограммировать ваш электронный планировщик на внесение в ваше расписание периодически повторяющихся событий. Вместо того чтобы каждую неделю записывать в своем блокноте «Понедельник, утро: совещания по продажам» — пятьдесят два раза в год, вы можете ввести эту информацию один раз, и одним нажатием кнопки в ваше расписание будут внесены соответствующие добавления до конца года. Электронные органайзеры и PDA также позволяют вам производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам.

    К недостаткам всех электронных органайзеров можно отнести то, что их использование требует больше времени, чем обычно необходимо для беглого просмотра страниц в обычных бумажных планировщиках или на запись в них текущей информации. Кроме того, чтобы научиться пользоваться PDA, требуется время, поэтому многие люди в итоге используют их просто в качестве электронных записных книжек.

    Планировщики на бумажной основе.

    • Нет необходимости изучать программное обеспечение.

    • Запись информации производится естественным и удобным способом.

    • Нет необходимости беспокоиться об электропитании.

    • Вы можете легко перелистывать страницы, чтобы получить общее представление о своих делах.

    • Вы можете хранить использованные листы и бланки на полке, чтобы всегда иметь возможность обратиться к ним.

    • Нет возможностей автоматического поиска информации.

    • Есть возможность переполнения, планировщик становится громоздким.

    • Сложно создавать резервные копии информации.

    • Другие люди не могут получить доступ к вашей информации.

    • Вы можете производить поиск и отбор информации по ключевым словам или цифрам.

    • Вы можете легко группировать и трансформировать данные.

    • Легко создавать резервные копии информации.

    • К вашей информации с помощью сети могут получить доступ другие люди.

    • Вы можете просматривать одновременно только один экран или окно; сложно получить общий обзор.

    • Неудобно обращаться к архивной информации.

    • Ниже скорость обращения к данным.

    Если вам приходится пользоваться электронными системами планирования времени.

    Даже если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа, вы можете решиться совершить путешествие в мир электронно-цифровых систем в том случае, когда другим людям необходим быстрый доступ к вашему расписанию или графику работ. Возможно, компания, в которой вы работаете, потребует от вас пользоваться компьютерной системой планирования рабочего времени. Или, если вам приходится хранить слишком большой объем информации в своем блокноте или органайзере, вес и объем такого планировщика на основе бумажных бланков может оказаться для вас слишком большим. И наконец, вы можете предпочесть электронный планировщик по соображениям безопасности и конфиденциальности информации, поскольку его программные средства требуют введения пароля для получения доступа к вашим данным.

    Если вы относитесь к людям зрительно-осязательного типа и собираетесь использовать электронный планировщик, вы можете научиться этому, но имейте в виду, что вам могут потребоваться недели или даже месяцы, чтобы освоиться и чувствовать себя комфортно в работе с таким устройством или системой. Переходя от бумажной технологии планирования времени к электронной, лучше всего заранее побеспокоиться об адаптации программных средств электронного планировщика к вашим потребностям и предпочтениям. Задумайтесь о том, что именно вам нравится в вашем бумажном органайзере — как вы привыкли пользоваться им, какая форма представления информации вам удобна, — и затем посмотрите, можно ли настроить ваш электронный планировщик так, чтобы его работа соответствовала вашему стилю мышления. Если вы выбираете из нескольких моделей, изучите каждую из них поподробнее, чтобы убедиться, что выбранный вами планировщик можно приспособить к вашей манере организовывать информацию.

    Размеры и удобство пользования.

    Если вы много передвигаетесь, вы захотите выбрать самый маленький из существующих органайзеров. Если ваша работа не предполагает частых разъездов, ваш инструмент для планирования может занимать столько места, сколько вам необходимо.

    Планировщики на основе взаимозаменяемых бумажных бланков имеют самые разные размеры, от карманных до формата А4 (21 х 29 см). Вы должны учитывать две вещи: размах вашего почерка и объем записей, которые вы обычно делаете.

    Если у вас плотный график работы и вы должны параллельно отслеживать графики сотрудников, вам понадобится большой планировщик. Если вам требуется много места, но вы не хотите везде носить с собой слишком много бумаг, выберите планировщик с небольшим диаметром кольцевого механизма, и носите с собой только бланки на ближайший месяц. Выбирая программное обеспечение, проверьте свободное место на жестком диске своего компьютера и убедитесь, что его будет достаточно для запуска программы.

    Электронные органайзеры должны быть компактными, и конкуренция между производителями заставляет их делать все более и более легкие и миниатюрные устройства. Однако существует разумный предел компактности. Если вы не можете читать информацию на дисплее без напряжения зрения, или если экран слишком мал, чтобы соответствовать объему вашей информации, или клавиши управления слишком малы, чтобы было удобно обращаться с ними, — вы не сможете получить удовольствие от работы с другими функциями вашего электронного органайзера, какими бы замечательными они ни были.

    С каким бы планировщиком — бумажным или электронным — вы ни работали, вам нужно выяснить, какой формат календаря вы предпочитаете. Общеиспользуемые форматы планировщиков на основе бумажных бланков представляют собой размещаемые на одном листе бланки календарей на день, неделю и месяц. Наилучшим вариантом будет планировщик, сочетающий в себе бланки календарей на месяц и детализированные бланки планов на день или на неделю, в зависимости от загруженности вашего расписания.

    Напротив, программное обеспечение для компьютеров почти всегда дает вам возможность обзора расписания в любых масштабах времени, поэтому вам не придется выбирать. Вам необходимо, однако, убедиться, что выбранная вами программа позволяет вводить в свое расписание частично совпадающие или перекрывающиеся во времени задачи. Например, если с двух до пяти часов дня вы выделили время на подготовку отчета, но хотите запланировать на три часа дня телефонный звонок, позволит ли вам программа ввести в ваше расписание напоминание об этом? Некоторые программы этого не позволяют, что может значительно ограничить удобство работы с ними.

    Другая возможность, наличие которой в программе я советую вам проверить, состоит в том, что программа должна визуально выделять зарезервированный вами блок времени.

    Например, когда вы запланировали деловую встречу в период с 2 до 5 часов дня, может ли программа четко выделить блок времени из трех часов цветом или пометить его рисунком? Или запланированная встреча появляется в расписании просто как запись напротив черты, соответствующей 2 часам дня?

    Дополнительно к календарю и страницам для записи текущих задач все планировщики дают вам возможность регистрировать и отслеживать все, что угодно: текущие расходы, отработанные часы, купленные книги, планируемые проекты, адреса и номера телефонов, дни рождения, списки планируемых подарков и многое другое. Выберите планировщик, который позволит вам записывать все, что вы хотите записывать.

    Такой формат календаря на целую неделю удобен в тех случаях, когда ежедневный список ваших дел включает от одной до четырех задач.

    Формат планировщика, в котором на каждый день отводится одна страница календаря, удобен тогда, когда ежедневный список ваших дел включает в себя до двенадцати задач

    Такой формат планировщика (две страницы на день) является оптимальным, когда ежедневный список ваших дел включает более двенадцати задач. И кроме того, если вы хотите записывать в него дополнительную информацию, например текущие расходы, список задач для сотрудников и т. д.

    Формат «две страницы на один день» позволяет наглядно группировать задачи по типам

    Если вы хотите сделать свой список дел более гибким, записывайте свои задачи на небольших стикерах (Post-It), сгруппируйте их по типам задач и затем размещайте на бланках своего планировщика в удобном для вас порядке

    Это расписание составлено и распечатано с помощью электронного планировщика PalmPilot. Его программные средства позволили мне ввести в расписание повторяющуюся задачу «Работа над книгой с 8 до 12 часов» одним нажатием клавиши

    Распечатка списка задач из электронного планировщика Palm Pilot. Обратите внимание, что задачи рассортированы и сгруппированы в соответствии с категориями и приоритетами. Указаны сроки выполнения задач, записи следуют в календарном порядке

    Составляя расписание с помощью электронного планировщика Palm Pilot, вы можете объединить список задач со списком встреч и контактов. Единственный недостаток — незавершенные дела нельзя автоматически переносить на следующие дни

    Какую марку планировщика выбрать

    Для бумажных планировщиков выбор марки определяется в основном эстетическими соображениями. Зайдите в канцелярский магазин, известный широким ассортиментом товаров для офиса, и подержите в руках приглянувшиеся вам органайзеры. Нравится ли вам внешний вид модели, приятна ли на ощупь обложка планировщика? Выбирайте такую модель, которая представляет графики и планы в том формате времени, который вам удобен и соответствует вашему стилю работы. Некоторые модели больше подходят тем, кто обладает «линейным» мышлением и мыслит в соответствии с хронологическим порядком событий; другие модели лучше использовать людям с «нелинейным» образом мышления, которым нравится группировать информацию и заметки на страницах по различным категориям. Если вы сомневаетесь, опирайтесь на интуицию и возьмите ту модель, на которую пал ваш первый инстинктивный выбор.

    Выбирая компьютерные планировщики, обратите внимание, что их пользовательский интерфейс должен представлять время таким образом, чтобы вам было удобно и легко с ним работать. Удобно ли вам, если список дел расположен на одном экране, а список встреч — на другом? Покупая программное обеспечение, нужно учесть, совместимо ли оно с вашим компьютером и операционной системой и предоставляет ли компания-производитель возможность получения обновленных версий продукта и техническую поддержку. Если у вас есть выход в Интернет, вы можете скачать демонстрационную версию понравившейся программы и перед покупкой попробовать ее в работе. При этом помните, что, несмотря на возможные затруднения в процессе приобретения навыков работы, программа не должна быть слишком сложной и вы не должны тратить много времени на работу с ней, чувствуя себя дезориентированным, а свою работу с программой — непродуктивной.

    Известные компании — производители планировщиков на основе бумажных бланков выпускают программное обеспечение в соответствующих форматах, поэтому, если вы хотите переносить данные с бумаги, переводя их в электронный вид, прежде всего обратите внимание на известные марки планировщиков.

    Если вы приобретаете электронный органайзер, посмотрите на объем его памяти и на простоту синхронизации информации с вашим компьютером. Как правило, у самых дешевых моделей нет возможности соединения с компьютером, более дорогие устройства имеют в комплекте кабель для обмена данными с компьютером, и, наконец, в самых совершенных и дорогостоящих моделях используются специальные доковые устройства (dockingstation) или инфракрасный порт, что значительно облегчает процесс синхронизации и обмена данными.

    Обратите внимание и на то, как производится ввод информации в ваш электронный органайзер. Дешевые модели снабжены мини-клавишами, похожими на клавиши калькуляторов, что может делать процесс ввода данных неудобным. Более дорогие модели, особенно PDA, оснащены сенсорными экранами, устройствами типа «электронное перо» или даже клавиатурой.

    Если вы хотите использовать ваш PDA для отправки и получения электронной почты, выбирайте устройство, в которое входит модем и соответствующее программное обеспечение.

    Электронные технологии постоянно совершенствуются, цены падают, и у вас столь широкий выбор, как никогда прежде, но нет никакой необходимости покупать PDA со множеством звоночков и свисточков, которыми вы никогда не воспользуетесь. Даже простой электронный органайзер будет очень хорошо планировать ваше время, ваши дела и контакты. С другой стороны, если вы много путешествуете, некоторые экзотические функции, например карта с навигационным устройством или список ресторанов, могут оказаться очень полезными.

    Вы и ваш планировщик

    Независимо от того, какой планировщик вы приобрели, вам нужно потратить как минимум неделю или две, чтобы настроить его в соответствии со своими потребностями. Прочитайте инструкцию и затем творчески используйте его возможности. Определите, куда вы собираетесь записывать различные виды информации (встречи, адреса, задачи и дела, расходы и т. д.). Не ограничивайтесь его использованием в том виде, как это задумали производители. Вы можете игнорировать индикаторы времени, нанесенные на левую сторону бланков ежедневных планов, или вести дневник на полях, предназначенных для списка телефонных звонков. Если вы приобрели электронный планировщик, то, как правило, можете изменять его установки и настройки в соответствии со своими предпочтениями. Изучите особенности программного обеспечения и клавиатурные комбинации команд быстрого вызова.

    Убедитесь, что вы отмечаете в вашем органайзере каждый планируемый телефонный звонок, каждый проект, каждую назначаемую встречу и каждую задачу из списка ваших дел, не пропуская ничего. Не делайте никаких исключений.

    В начале года вносите в него ежегодно повторяющиеся события — дни рождения, годовщины событий, даты технического осмотра и технического обслуживания автомобиля. (Если вы пользуетесь компьютеризированными системами планирования, вы сможете автоматически переносить эту информацию в план на следующий год.) Затем постепенно отводите место для другой информации, которую вы хотели бы фиксировать: размеры одежды членов семьи, размеры комнат, пароли, заметки и наблюдения, творческие идеи и т. д.

    Еще один прием, который вы можете использовать, если не хотите быть жестко привязанным к графику ваших дел, состоит в том, чтобы записывать свои дела на небольших бумажных стикерах[4]. указывая необходимое для их выполнения время и тип задачи внизу стикера. Наклейте стикеры внахлест на страницу с планом работы на день, как показано на странице 147. Если вы не смогли приступить к выполнению задачи, снимите соответствующий стикер и наклейте его на следующую страницу. Если задача выполнена, стикер можно выбросить. Такой наглядный и в буквальном смысле осязаемый способ работы с запланированными задачами может оказаться очень удобным.

    Организация архива бумажных документов с помощью планировщика.

    Одна из самых приятных особенностей органайзера — в том, что это великолепный инструмент для наведения порядка в бумагах и документах. Кипы бумаг, скапливающиеся на столах многих людей, состоят из их заметок о том, что они планируют сделать. Вы сможете легко избавить свою жизнь от этого бумажного хаоса, если будете заносить в органайзер все свои задачи, независимо от степени их завершенности, записывая, что вам нужно сделать и когда. Если вы должны заполнить бланк заявления на выдачу кредита, прежде всего отметьте в вашем органайзере, когда вы хотите это сделать, затем вложите бланк заявления в папку или в раздел с соответствующим названием. Когда вы получили бумагу с приглашением на совещание или на деловую встречу, просто сделайте в вашем органайзере запись об этом, включив сюда всю необходимую информацию, имеющую отношение к этой встрече, — адрес места проведения, номер телефона, инструкции и указания, пункты повестки дня. Затем выбросите само приглашение.

    Такой порядок регистрации дел позволит вам избавиться от бумаг, записок и напоминаний, скапливающихся на вашем рабочем столе, на доске объявлений, в портфеле или сумке. Бумаги, сложенные в стопки и кипы, не выполняют свою задачу как напоминания; они вскоре становятся похожи на визуальный аналог набившей оскомину мелодии, и вы перестаете обращать на них внимание. Ваш органайзер спасет вас и ваши бумаги от такой судьбы.

    Последнее, что вы должны помнить, выбирая инструмент планирования, который подойдет лично вам, — что ни один из них не является абсолютно совершенным. Вы можете найти органайзер, который будете любить, которому вы будете доверять, но я еще не встречала человека, чей планировщик не имел бы пару раздражающих особенностей. Приобретите органайзер, который вам действительно будет нравиться, адаптируйте его к своим потребностям, настройте его в соответствии со своим характером и научитесь жить, считаясь с его слабостями и недостатками. Долгие годы он будет вам верным и надежным другом, помогая достигать поставленные цели и делая вашу жизнь насыщенной.